Coachrelatie – Privacy Statement
U gaat een samenwerking aan met Guy Kerstens. Daarmee kiest u voor een gedegen professionele begeleiding bij vragen die gaan over leven en werk.
Samenwerken betekent dat gegevens uitgewisseld worden en ook dat informatie wordt vastgelegd. Informatie die te maken heeft met uw situatie en uw vraagstelling.
Dat vergt zorgvuldigheid van mijn kant in het bewaken van uw privacy. En daar gaat dit privacy statement over. Hieronder leest u hoe ik omga met uw gegevens en informatie.
ALGEMEEN
Als algemeen uitgangspunt kunt u erop vertrouwen dat de gegevens die u mij ter beschikking stelt tussen u en mij blijven. Ik zal nooit gegevens die u betreffen delen met anderen dan met u zelf, tenzij de wet mij daartoe dwingt.
Dat geldt ook wanneer u niet zelf opdrachtgever bent. Dat is bijvoorbeeld wanneer uw werkgever, een vriend of een familielid de begeleiding betaalt. Wanneer u niet zelf opdrachtgever bent zal ik nooit gegevens die wij uitwisselen delen met de opdrachtgever.
Waar gaat het over? Over welke gegevens hebben we het? Hieronder geef ik aan welke gegevens ik vastleg en hoe ik dat doe. Ook leest u hoe lang ik gegevens bewaar.
CONTACTGEGEVENS
Wat zijn contactgegevens
Uw naam (voor en achternaam), e mail adres, adres en telefoonnummer noteer ik zodat ik u kan bereiken.
Waar bewaar ik de contactgegevens
Contactgegevens staan in een contactpersonenlijst op mijn computer en op mijn mobiele telefoon. Deze beide apparaten zijn beveiligd met een wachtwoord dat niemand anders kent dan ik zelf. Tussen mijn computer en mijn mobiele telefoon worden deze gegevens gesynchroniseerd via iCloud.
Ik maak regelmatig een backup die ik op mijn kantoor bewaar. De backup is beveiligd met een wachtwoord dat niemand anders kent dan ik zelf.
Contactgegevens zijn onderdeel van het Cliëntdossier (zie hierna).
Hoe lang bewaar ik de contactgegevens
Contactgegevens bewaar ik tot op het moment waarop u mij verzoekt deze gegevens te wissen.
CONTRACTGEGEVENS
Wat zijn contractgegevens
Dit zijn de offerte en opdracht of opdrachtbevestiging, alsmede de correspondentie daarover.
Waar bewaar ik de contractgegevens
Contractgegevens staan op mijn computer en in het cliëntdossier.
Ik maak regelmatig een backup die ik op mijn kantoor bewaar. De backup is beveiligd met een wachtwoord dat niemand anders kent dan ik zelf.
Hoe lang bewaar ik de contractgegevens
Contractgegevens worden gedurende zeven jaar na het evaluatiegesprek bewaard.
Contractgegevens zijn onderdeel van het Cliëntdossier (zie hierna).
WERKGEVEVENS
Wat zijn werkgegevens
Dit betreft alle inhoudelijke informatie zoals bijvoorbeeld:
Correspondentie tussen u en mij en eventueel opdrachtgever wanneer dat iemand ander is dan u.
Persoonsgegevens en andere persoonlijke informatie die in de loop van onze samenwerking ter sprake komen.
Rapportages door mij samengesteld.
Mijn eigen aantekeningen van de gesprekken die ik met u voer.
rapportages en informatie van anderen over u die u mij ter beschikking stelt, bijvoorbeeld:
rapportage van een andere hulpverlener,
rapportage van een assessment of psychologisch onderzoek,
rapportage van een test of profiel (Insights, MDI, MBTI, et cetera)
medische gegevens die u met mij deelt,
et cetera.
Waar bewaar ik de werkgegevens
Werkgegevens zijn er in digitale vorm die ik op mijn computer bewaar en in papieren vorm die ik in een cliëntenmap bewaar.
Ik maak regelmatig een backup van het digitale deel. Deze backup bewaar ik op mijn kantoor, deze backup is beveiligd met een wachtwoord dat niemand anders kent dan ik zelf.
De papieren cliëntenmap bewaar ik in een afgesloten kast op mijn kantoor waartoe alleen ik toegang heb.
Hoe lang bewaar ik de werkgegevens
Werkgegevens worden bewaard tot zes maanden na ons laatste gesprek, dat is meestal het evaluatiegesprek.
Wanneer u dat wilt kunt u mij na dat laatste gesprek opdracht geven de werkgegevens of delen daarvan eerder te wissen c.q. te vernietigen. Dat dient u schriftelijk of per e mail te doen.
Digitale gegevens worden gewist, papieren gegevens worden naar een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf gebracht.
Natuurlijk kunt u gegevens en informatie die u mij gegeven heeft op elk moment terugvragen. Ik zal u betreffende stukken dan in het eerstkomende gesprek overhandigen of u komt deze op afspraak ophalen in Arnhem. Ik zal nooit stukken per post, per mail of anderszins verzenden. U tekent voor ontvangst.
HET CLIËNTDOSSIER
Ik houd van elke cliënt een cliëntdossier bij. Dat dossier bestaat uit de volgende onderdelen:
Contactgegevens
Contractgegevens
Werkgegevens